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Veja o que o problemático sistema de tecnologia do estado custou ao Condado de Jefferson quando apresentou defeito novamente na semana passada: cerca de um terço a menos de solicitações de assistência alimentar e outras ajudas foram processadas em comparação a um dia normal, o que significa que a ajuda para cerca de 200 pessoas foi adiada ainda mais.
E esse é apenas um condado.
Os 11 maiores condados do Colorado deixam de ajudar cerca de 850 famílias a cada 30 minutos que o Colorado Benefits Management System não está funcionando. Então, para as 73 horas de abril a dezembro em que o sistema entrou em colapso, são 124.000 famílias, de acordo com uma contagem da Colorado Counties Inc.
Os atrasos significam que algumas famílias ficam sem ajuda para comprar alimentos por um mês ou mais.
Os problemas de tecnologia de 22 de agosto foram particularmente frustrantes para o Condado de Jefferson, que foi inundado com solicitações de assistência alimentar no ano passado e está exigindo que os funcionários trabalhem horas extras para processá-las todas. No mês passado, o condado teve a menor porcentagem de novas solicitações para o Programa de Assistência Nutricional Suplementar — ou SNAP — processadas no Colorado no tempo exigido pela lei federal, com apenas 46%.
O Colorado está sob um plano de ação corretiva federal por causa de seus tempos de processamento de assistência alimentar, que estão entre os cinco piores estados do país. As famílias devem poder receber assistência alimentar dentro de 30 dias após o registro dos pedidos e dentro de sete dias para pedidos acelerados. O Colorado estava à frente apenas de Kansas, Flórida, Nova York e Geórgia, junto com Guam, Ilhas Virgens e Washington, DC, de acordo com o relatório do Departamento de Agricultura dos EUA para o ano fiscal de 2023.
Os motivos incluem grandes aumentos de pessoas solicitando ajuda desde a pandemia e equipe insuficiente para lidar com a carga de trabalho. Mas um esforço do Departamento de Serviços Humanos do Colorado para ajudar os condados a limpar o acúmulo enfrenta um problema ainda mais intratável — o sistema de computador estadual que gerencia os benefícios do governo, do Medicaid à pensão alimentícia e à assistência funerária.
Os funcionários do estado resmungaram ou reviraram os olhos por duas décadas à menção do Colorado Benefits Management System, ou CBMS. O Joint Technology Committee da legislatura, um painel anual de seis legisladores, ouviu depoimentos neste verão sobre os problemas generalizados do sistema.
O Colorado tem corrigido problemas há anos, mas evitou uma reforma total. O estado tem orçamento para gastar mais de US$ 102 milhões em CBMS este ano, incluindo contratos de fornecedores e suporte de TI.
O sistema, lançado em 2004, envolve mais de 30 fornecedores e 700 sites. Ele contém informações para 1,25 milhão de coloradenses no seguro de saúde Medicaid, 599.000 pessoas recebendo assistência alimentar e 17.000 pessoas em assistência financeira para adultos.
Quando uma parte do sistema apresenta mau funcionamento, cabe ao fornecedor responsável por aquela parte consertá-la.
Problemas no sistema causam estragos em todos os programas de bem-estar do Colorado, embora os problemas tenham diminuído de 317 horas quando o sistema estava com defeito em 2022 para 138 horas em 2023, de acordo com as duas agências estaduais que mais o usam, o Departamento de Serviços Humanos do Colorado e o Departamento de Política e Financiamento de Saúde do Colorado. As interrupções totais, no entanto, já estão em 20 horas até agora neste ano, ante 18 horas em 2022, disseram os departamentos.
O departamento de serviços humanos tem dois anos de correções e atualizações atrasadas e não programadas no sistema, incluindo 35 apenas para o SNAP, anteriormente conhecido como vale-refeição, de acordo com uma apresentação ao comitê de tecnologia da legislatura.
A Colorado Counties Inc., uma associação sem fins lucrativos para todos os condados do estado, quer que os legisladores ordenem uma revisão do sistema por terceiros e determinem se ele “pode ser consertado ou deve ser substituído”.
Colorado melhora média estadual para 88%
O Colorado está agora processando 88% de seus novos pedidos de assistência alimentar e 87% de suas renovações no prazo, acima da média estadual de cerca de 75% no ano passado, disse Shelley Banker, diretora do Office of Economic Security no departamento de Serviços Humanos do estado. Isso ainda não é o suficiente para sair do plano de ação corretiva com o Departamento de Agricultura dos EUA, que quer que os estados atinjam 95% de conformidade.
E a média estadual do Colorado mascara o fato de que alguns condados estão com dificuldades.
No Condado de San Juan, autoridades na sede do condado de Silverton tiveram apenas um novo pedido de assistência alimentar em julho e não o processaram em 30 dias, conforme exigido, dando a elas uma pontuação de 0%. Autoridades do Condado de San Juan não responderam a um pedido de comentário sobre o que aconteceu.
E no Condado de Costilla, um dos condados mais pobres do estado, as autoridades de San Luis conseguiram processar apenas 18,8% dos novos pedidos e 52,7% das renovações no prazo.
A supervisora de elegibilidade do Condado de Costilla, Pamela Taylor, disse que o condado está lutando com problemas contínuos com o sistema de tecnologia do estado e rotatividade de pessoal. O condado de 3.600 pessoas também viu um aumento nas solicitações de assistência social e agora tem 2.209 pessoas recebendo SNAP. “Costilla é um condado que, devido à terra barata e à maconha legalizada, muitos off-gridders encontram seu caminho aqui e, uma vez aqui, solicitam benefícios, o que impacta significativamente nossas cargas de trabalho”, disse ela por e-mail.
Taylor trabalhou com o departamento estadual de serviços humanos para elaborar um plano para recuperar o atraso de solicitações, e agora alguns funcionários têm dias em que trabalham em casa e se concentram no processamento de solicitações, disse ela.
No Condado de Jefferson, os funcionários agora são obrigados a trabalhar oito horas extras por mês para lidar com o acúmulo de trabalho.
O Condado de Jefferson, que tem 54.540 domicílios em assistência alimentar, tinha cerca de 4.000 solicitações que estavam atrasadas em março. Os trabalhadores reduziram essas para cerca de 800 renovações e 100 novas solicitações que deveriam ter sido processadas em julho, mas foram transferidas para agosto, disse Jesi Antonucci, diretora de assistência comunitária do Condado de Jefferson.
O tempo de processamento de novos pedidos no Condado de Jefferson agora é de até 84%, embora eles sejam os últimos do estado para renovações.
O condado está recebendo cerca de 1.000 solicitações de assistência alimentar a mais por mês do que há um ano.
Em um dia típico, a equipe de cerca de 90 especialistas em elegibilidade do Condado de Jefferson pode processar cerca de 600 solicitações para programas de assistência do governo. No dia em que o sistema de tecnologia do estado caiu na semana passada, sua produtividade caiu em um terço.
“Somos completamente dependentes do CBMS”, disse Antonucci. “Se o sistema não estiver operando em capacidade máxima, também não podemos operar em capacidade máxima. Aquele dia não foi apenas lentidão. Não pudemos autorizar casos durante a maior parte da última quinta-feira.”
Os problemas com o sistema variam de interrupções totais a mensagens de erro recorrentes, não permitindo que os funcionários façam login e não permitindo que eles troquem de tela, disse ela.
Aumentos para funcionários do condado, entrada automatizada de dados
No Condado de Adams, especialistas em elegibilidade receberam aumentos anuais de US$ 6.000 a US$ 10.000, dependendo de sua experiência, em um esforço para reduzir a rotatividade de funcionários. O condado também ofereceu serviços de saúde mental. A taxa de vacância do departamento caiu para 22% agora, em comparação com 25% há cinco anos.
“Conseguimos estabilizar a equipe”, disse Katie McDougal, diretora de Serviços Humanos do Condado de Adams. “Esperamos criar aquele ambiente onde os indivíduos se sintam apoiados e queiram ficar.”
O Condado de El Paso também viu seus tempos de processamento melhorarem à medida que o estado simplificou alguns de seus processos, incluindo entrada automatizada de dados. Os pedidos de assistência alimentar incluem informações sobre empregos, benefícios por invalidez e custos de aluguel ou hipoteca, todos os quais os funcionários devem inserir no sistema e verificar com recibos de pagamento e de aluguel.
O Condado de Adams processou 94% das renovações no prazo no mês passado, em comparação com cerca de 83% há um ano.
O Colorado é um dos cerca de uma dúzia de estados com um programa de assistência alimentar administrado pelo condado e supervisionado pelo estado, o que resulta em grandes variações entre os 64 condados do estado. Os condados tomam decisões sobre como financiar e contratar pessoal para o programa, enquanto o estado oferece orientação e assistência técnica.
“Sabemos que nosso trabalho não está concluído”, disse Banker, do Serviço Social do estado. “Não importa em que condado você more, obter acesso a alimentos nutritivos e manter esses benefícios é uma prioridade.”
Jennifer Brown escreve sobre saúde mental, o sistema de bem-estar infantil, a comunidade de deficientes e a falta de moradia para o The Colorado Sun. Ela pode ser contatada em jennifer@coloradosun.com
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